Programma 5 | Organisatie en Financiën van Breda
Onze ambitie
Samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners werken we aan Breda, samen maken we Breda mogelijk. Vanuit Bedrijfsvoering zorgen we voor het juiste fundament door enerzijds de gewone dingen buitengewoon goed te doen en anderzijds door proactief in te spelen op opgaven die ontstaan, doordat de wereld in beweging is. De 'basis op orde brengen’ door te voorzien in de behoefte van vandaag en ‘de plus organiseren’ op basis van de behoeften van morgen.
'Bedrijfsvoering maakt mogelijk' realiseren we door voortdurend te kijken hoe we onze organisatie in totaliteit ondersteunen. Daarbij zetten we de opgaven uit de stad centraal.
We bereiken deze ambitie door te investeren in vier sporen en aan te sluiten bij bestaande projecten als Top Dienstverlening (zie programma 4, De basis op orde), de doorontwikkeling van ons communicatiebeleid en de regionale samenwerking. De sporen zijn:
1. Great place to work;
2. Fitte Financiën;
3. Data maakt mogelijk;
4. Slim organiseren van de Bedrijfsvoering.
Wat is de uitdaging
"Mandje van indicatoren"
Totaalbeeld van de begroting in één oogopslag, zowel financiële als inhoudelijke voortgang per programma
Externe ontwikkelingen
Gemeenten moeten steeds inspelen op ontwikkelingen, om de verbinding met de stad niet te missen. Op dit moment hebben vooral steeds verdergaande digitalisering van de maatschappij, het toenemend gebruik van open data, de ontwikkelingen in het sociaal domein en de Omgevingswet effecten op de organisatie en haar bedrijfsvoering.
Thema's
Een toekomstbestendige organisatie
Wat willen we bereiken?
Bedrijfsvoering maakt mogelijk realiseren langs vier sporen, dit zijn:
1. Organisatie in ontwikkeling - Great place to work.
Alle ontwikkelingen vragen om een wendbare gemeentelijke organisatie. De gewenste flexibiliteit verlangt van individuele medewerkers ondernemend werknemerschap en dat ze zich blijven ontwikkelen. Hierin gaan we steeds op zoek naar de juiste match tussen de werkzaamheden en klussen enerzijds en de kennis en competenties van medewerkers anderzijds. Daarbij werken we aan een toekomstbestendige moderne organisatie, waarin ook nieuwe talenten de kans krijgen om aan de opgaven van Breda te werken.
2. Fitte financiën - “Van een dichte schakelkast naar een open vitrine”.
Onze financiën zijn transparant; experimenten zoals Breda Begroot leren dat hierover informeren leidt tot begrip van inwoners. Begrip voor afwegingen die worden gemaakt en de wil om zaken zelf aan te pakken. Eigenaarschap wordt zo overgenomen.
3. Data maakt mogelijk - Op naar een digitale en data gedreven gemeente.
Het is van belang dat mensen die binnen en buiten de organisatie bezig zijn met de opgaven van de stad data/informatie beschikbaar hebben voor handelen en besluitvorming op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Om dit dynamische en organische vraagstuk verder vorm te geven, steken we in op twee niveaus: versterken van het fundament en innoveren.
4. Slim organiseren van de bedrijfsvoering.
Het zo effectief mogelijk organiseren van de bedrijfsvoering passend bij de opgaven die we hebben als stad en organisatie. Daarnaast een bedrijfsvoering die een duidelijke toegevoegde waarde heeft voor haar klanten bij het realiseren van de opgaven. Een bedrijfsvoering die soepel meebeweegt met de klanten als de opgaven veranderen. Dit doen we vanuit de volgende basisgedachte: Sober in de basis, maar goed geregeld om ruimte te creëren voor (flexibele) pro-actieve inzet vanuit Bedrijfsvoering.
Wat gaan we ervoor doen?
1. Great place to work.
Het flexibel kunnen inspelen op maatschappelijke effecten, technologische ontwikkelingen en veranderende wetgeving vragen een andere manier van organiseren, een houdings- en gedragsverandering en een andere manier van sturen. Het vraagt van medewerkers een open houding, lef, vertrouwen en bereidheid tot co-creatie met partijen in de stad en in de regio. We ontwikkelen een aanpak die innovatief is voor gemeenten, die de waarom/waartoe als vertrekpunt neemt, denkkracht van teams benut, teams inspireert, begeleidt in het zich verbinden, ontwikkelen en werkelijk creatief vernieuwen. Uiteraard maken we hierbij gebruik van de instroom van nieuwe krachten/jeugd.
2. Fitte financiën - “Van een dichte schakelkast naar een open vitrine”.
Bij deze begroting werken we het flexibel aanwendbaar deel van ons begrotingsvolume verder uit. Dit is een eerste stap in het inzichtelijk maken van de verbinding tussen maatschappelijke opgaven en bestuurlijke opdrachten. Dit biedt de mogelijkheid om hier flexibel mee om te gaan en keuzes te maken.
Deze keuzes vragen een verhoging van het wendbaarheid van de organisatie (in relatie met spoor 1: A great place to work). Met Fitte Financiën wordt de inrichting eenvoudiger en de administratieve lasten worden beperkt.
3. Data maakt mogelijk.
We pakken de twee niveau's binnen deze pijler in samenhang op; enerzijds versterken we de basis en anderzijds vernieuwen we. De kern hierbij is leren door te doen. Durven te experimenteren. Als organisatie werken we als een netwerk en sturen we talent gericht aan. Doen wat nodig is. Hierbij besteden we de impuls uit het bestuursakkoord van twee miljoen (2017 1 mln -2018 1 mln) onder andere aan:
• Data-experimenten: pilots uitvoeren met open data en big data.
• Zaaksysteem: doorontwikkeling van zaakgericht werken. Een zaak is bijv. een vergunning aanvragen.
• Scannen bouwdossiers: minder opslagruimte nodig en betere toegankelijkheid van bouwdossiers.
• Privacy en security: maatregelen op gebied van informatieveiligheid die nodig zijn om op verantwoord wijze data intensief te kunnen gebruiken.
• Realisatie datawarehouse ten behoeve van een goed databeheer: dit is een voorziening voor hert opslaan van datasets op een eenduidige en verantwoorde wijze.
• Impuls geo-informatie: gebruikers voegen zelf op eenvoudige wijze informatie aan kaarten toe.
4. Organisatie van de bedrijfsvoering.
De basis moet sober, maar goed geregeld zijn om ruimte te creëren voor (flexibele) proactieve inzet. Naast de vier organisatieprincipes (één organisatie, flexibiliteit, doelmatige bedrijfsvoering, ondernemend werknemerschap) en oog voor sturing en verantwoording fungeren een aantal vragen als leidraad. Bijvoorbeeld: Wat is er nodig? Waarom en voor wie voeren we de werkzaamheden uit? Welk niveau van dienstverlening leveren we? Voeren we de werkzaamheden zelf uit of laten we ze extern uitvoeren? Deze vragen werken we uit.
Online Strategie.
We zetten in op daadwerkelijk luisteren naar de behoefte van de stad in plaats van traditioneel zenden of ‘denken te weten wat de stad wil’. Dit doen we door het ontwikkelen van een website met focus op toptaken. Dat maakt het online contact en online regelen met de gemeente makkelijker. Microsites geven aandacht aan langlopende projecten met impact en participatie, zoals ViaBreda. We zetten in op zes krachtige kernaccounts op Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, YouTube en LinkedIn.
Wat is de uitdaging?
Wat is de uitdaging?
Interne mobiliteit
Wat is de uitdaging?
Flexibele organisatie
Achterliggende documenten
Maand / Jaar | Kaderstellend / Rapporterend / Evaluerend | Document |
---|---|---|
2016 | Kaderstellend | Voorjaarsnota 2016 |
2016 | Kaderstellend | Mandaatbesluit 2016 |
Gerelateerde producten
Risico's
Het Servicebedrijf levert diensten aan externe organisaties. Voor een aantal van deze partijen loopt de contractperiode af. Er is nog geen zekerheid over continuering van deze contracten.
Gerelateerde producten
Product 1. Overhead
Gerelateerde producten
Product 2. Bedrijfsvoering
Solide financiën: (financieel gezond)
Wat willen we bereiken?
De meerjarenbegroting is structureel sluitend, er is voldoende weerstandsvermogen en we zorgen voor voldoende investeringscapaciteit. Het weerstandsvermogen is toereikend om de risico`s te dekken.
Inzicht in de financiële positie en het financiële proces is helder en toegankelijk.
Een voorspelbare woonlastendruk die zich gelijkmatig ontwikkelt.
Wat gaan we ervoor doen?
Wij zorgen dat in twee jaar (Begroting 2018) inzichtelijk gemaakt wordt hoe de maatschappelijke opgaven van onze gemeente en organisatie zich verbinden met de bestuurlijke opdrachten. Hierbij wordt transparant gemaakt hoe gelden aanwendbaar zijn bij andere keuzes en andere prioritering door het bestuur.
Wij willen in samenspraak met de gemeenteraad vanaf najaar 2016 verder verkennen hoe we de flexibilisering nader vorm en inhoud gaan geven.
Dit binnen een solide en toereikende financiële positie.
Wij koppelen deze uitdaging aan een eenduidige en duidelijke basis. We komen tot een strategische financiële planning gebaseerd op beleid/inhoud en prognoses/scenario-denken en de wijze van sturing van de organisatie. De administratieve organisatie wordt eenvoudiger/slimmer door de klant (bestuur, directeuren, budgethouders) centraal te stellen. We doen alleen de registraties die bijdragen aan het goed bedienen van de klanten.
Wat is de uitdaging?
Wat is de uitdaging?
Financiële kengetallen
Achterliggende documenten
Maand / Jaar | Kaderstellend / Rapporterend / Evaluerend | Document |
---|---|---|
2016 | Kaderstellend | Begroting 2016 |
2016 | Kaderstellend | Financiële verordening 2016 |
Gerelateerde producten
- Gemeentefonds
- Onroerende zaak belasting (OZB)
- Onvoorzien
- Stelposten
- Overige baten en lasten
- Treasury
- Dividenden
- Vennootschapsbelasting (VPB)
Risico's
Geen risico's te verwachten
Gerelateerde producten
Product 1. Gemeentefonds
Gerelateerde producten
Product 2. Onroerende zaak belasting (OZB)
Gerelateerde producten
Product 3. Onvoorzien
Gerelateerde producten
Product 4. Stelposten
Gerelateerde producten
Product 5. Overige baten en lasten
Gerelateerde producten
Product 6. Treasury
Gerelateerde producten
Product 7. Dividenden
Gerelateerde producten
Product 8. Vennootschapsbelasting (VPB)
Financiën
(bedragen x € 1.000)
Thema | Jaarrekening 2015 | Begroting 2016 | Begroting 2017 | Begroting 2018 | Begroting 2019 | Begroting 2020 | ||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Lasten | ||||||||||||
Een toekomstbestendige organisatie | 15.205 | 17.903 | 73.138 | 73.247 | 73.133 | 73.104 | ||||||
Solide financiën | 4.716 | 6.939 | 25.741 | 31.319 | 34.396 | 35.332 | ||||||
Totaal lasten | 19.922 | 24.842 | 98.879 | 104.565 | 107.529 | 108.436 | ||||||
Baten | ||||||||||||
Een toekomstbestendige organisatie | 556 | 2.338 | 19.970 | 20.652 | 20.666 | 20.666 | ||||||
Solide financiën | 355.348 | 357.370 | 369.196 | 372.299 | 375.057 | 378.318 | ||||||
Totaal baten | 355.904 | 359.708 | 389.166 | 392.951 | 395.722 | 398.984 | ||||||
Mutaties in reserves | ||||||||||||
Stortingen | 13.337 | 7.981 | 5.235 | 5.525 | 8.175 | 8.175 | ||||||
Onttrekkingen | 9.198 | 17.148 | 3.789 | 2.937 | 2.017 | 1.422 | ||||||
Totaal reserves | 4.139 | -9.168 | 1.446 | 2.588 | 6.158 | 6.753 | ||||||
Totaal ten laste van de algemene middelen | -331.844 | -344.034 | -288.841 | -285.798 | -282.036 | -283.795 |
Relevante afwijkingen ten opzichte van vorig begrotingsjaar
Vanaf 2017 worden de lasten en baten voor overhead voor de gehele organisatie verantwoordt in de thema's Toekomstbestendige organisatie. Tegenover de hogere lasten in dit thema staan lagere lasten bij de andere programma's.
In het thema Solide financiën zijn vanaf de 2017 de lasten en baten van de treasuryfunctie opgenomen in plaats van een gesaldeerd resultaat.
Deze gewijzigde presentatie verklaart de wijzigingen ten opzichte van 2016.
Mutaties in reserves
(bedragen x € 1 miljoen) | |||
Stand op | Mutaties in | Stand op | |
Reserves | 1-1-2017 | 2017 | 31-12-2017 |
Algemene reserve | 80.480 | 4.566 | 85.046 |
Begrotingsbeeld | 3.517 | -1.120 | 2.397 |
Exploitatiereserve | 2.975 | - | 2.975 |
Investeringsreserve | 17.504 | -2.000 | 15.504 |
Totaal reserves | 104.476 | 1.446 | 105.922 |
Mutaties in voorzieningen
(bedragen x € 1 miljoen) | |||
Stand op | Mutaties in | Stand op | |
Voorzieningen | 1-1-2017 | 2017 | 31-12-2017 |
Centrale personeelsvoorziening | 1.532 | -729 | 803 |
Voorziening wet AppA | 8.766 | -365 | 8.401 |
Totaal voorzieningen | 10.298 | -1.094 | 9.204 |
Investeringen
(bedragen x € 1.000) | |||||||
Investeringen in dit programma | Lopend krediet in | Nog te voteren in | Totaal beschikbaar in | Geraamde uitgaven | Geraamde uitgaven | Geraamde uitgaven | Geraamde uitgaven |
1-1-2017 | 2017 | 2017 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | |
Bedrijfsmiddelen Dienstverlening | 963 | 1.863 | 2.826 | 1.863 | 0 | 0 | 0 |
Bedrijfsmiddelen Servicebedrijf | 2.008 | 1.000 | 3.008 | 1.210 | 210 | 0 | 0 |
Bedrijfsmiddelen beheer | 1.696 | 2.525 | 4.221 | 2.607 | 0 | 0 | 0 |
Bedrijfsmiddelen ATEA | 0 | 900 | 900 | 900 | 0 | 0 | 0 |
Reservering nog in te vullen | 0 | 3.850 | 3.850 | 3.850 | 0 | 0 | 0 |
Totaal | 4.667 | 10.138 | 14.805 | 10.430 | 210 | 0 | 0 |